Dijital Arşiv

Dijital Arşiv Nedir?

Dijital arşiv kısaca tanım olarak görsellerin sayısı sayısallaştırılmış versiyonu yani dijital veriye dönüşmüş hali olarak tanımlamak mümkündür. Kurumların tüm işlerini kolaylaştırarak dijital arşivden yararlanmaya başlaması da bu sebepten oluşmaktadır. Dijital arşiv günümüzde oldukça hızlı bir şekilde ilerleyerek kurum ve kurumların hizmet verdiği kişilere çeşitli avantajları sunmaktadır. Arşivlerin dijitalleştirilmesi ile belgeler tekrardan gözden geçirilerek ayıklanma ve yeniden tasnif edilme süreçleri bulunmaktadır.

Bu süreçle de birlikte fiziksel olarak arşivlere de yeniden şekil verip düzenlenebilmektedir. Arşiv yönetimi işinin ehli birine verilerek yani profesyonel bir şirket tarafından yapıldığında aynı şirkette arşivin standartlara uygun bir şekilde düzenlenmesine de olanak sağlanabilir. Böylece dijital arşivin avantajları arasında tüm belgeler elektronik ortamda derlenir toparlanmaktadır. Böylece zaman ve iş gücünden de tasarruf sağlanmaktadır. Aynı zamanda dijital arşiv yönetimi iyi bir şekilde yapıldığında belgelerin yıpranmasını da önlemektedir.

Böylece belgeler kaybolmamakta ve yer kaybını da azaltmaktadır. Dijital arşivin sağlamış olduğu kolaylıklar yalnızca bunlarla sınırlı olmamaktadır. Dijital arşiv sayesinde verimlilik artarak maliyetler ise düşürülmektedir. Yani fotokopi, kağıt ve benzeri gibi masraflar da en aza indirilmektedir. Dijital arşivin yaratmış olduğu olanaklar içerisinde aynı anda çoklu erişim imkanında tanımış olmasıdır. Üstelik dijital arşiv belgeler üstünde çeşitli yetkilendirme yapma olanağını da sunmaktadır. Bu durum belgelere yalnızca belirli başlı kişilerin ulaşmasına da olanak sağlamıştır.